DEFINITIONS :

C’est l’étude quantitative et qualitative du travail dans l’entreprise, visant à améliorer les conditions de travail et à accroître la productivité (Petit Larousse).

Reste à définir ce qu’est la productivité en ODF…

C’est également la recherche d’une meilleure adaptation entre une fonction, un matériel et son utilisateur.

Le but de tout gestionnaire de n’importe quelle entreprise est d’obtenir le maximum de rendement pour le minimum d’effort.

L’ergonomie est une notion qui doit être très personnelle et réfléchie au cas par cas. Il n’existe pas de méthode miracle mais sûrement une organisation optimale pour chaque praticien. Nous entrons dans le domaine du bon sens appliqué à l’orthodontie.

I-                   Il faut commencer par cerner ses désirs et ses besoins :

 

 

1-      Quelle pratique orthodontique ?

 

-Exercer en tant que spécialiste ?

-Se diriger cers une carrière universitaire ?

-Un exercice libéral ?

-Un mélange des deux…

-Salarié d’une mutuelle ?

-Travailler à l’étranger ?

-Envie de faire de l’enseignement dans le cadre de sociétés scientifiques ?

-Envie de publier ? Dans quelles revues et dans quel but ?

 

 

2-      Quelle patientèle ?

 

-Les enfants à partir de quel âge ? L’éducation des correspondants parfois nécessaire.

-Quel pourcentage d’adultes ?

-16^ème arrondissement, banlieue ou campagne ?

-Combien de CMU ?

 

3-      Quelles conditions de travail ?

 

-Combien d’heures de travail par semaine ?

-Combien de semaines de travail par an ?

-L’orthodontie est-elle ma seule activité ?

-Est-ce que je préfère travailler seul, en association ou avec un collaborateur ?

 

4-      Quelle qualité de vie ?

 

-Cabinet en centre ville, en banlieue, en bord de mer ?

-Est-ce que je travaille le samedi ?

-Combien de temps de trajet entre mon domicile et mon cabinet ?

 

            Un petit exemple : un praticien qui habite le centre de Lyon et qui travaille à 45 minutes de son domicile perd 1 heure 30 chaque jour. C’est le quotidien de beaucoup de salariés parisiens…et de quelques orthodontistes lyonnais !!

Cela représente 9 heures chaque semaine, soit 2 mois par an… (40 mercredis complets).

A la fin de sa carrière, ce praticien aura perdu presque 5 ans de travail effectif au cabinet par rapport à un praticien qui habite à 5 minutes de son lieu d’exercice sans compter le risque et la fatigue. Il a donc intérêt à être très pointu en organisation pour compenser…

 

5-      Quels sont mes besoins financiers ?

 

Ils sont à évaluer en tête à tête avec sa femme…

 

6-      Quelle est ma philosophie orthodontique ? quelles sont mes techniques et ont-elles une influence sur mon organisation ?

 

-Mes traitements multibague durent combien de semestres en moyenne ?

-Les traitements précoces sont-ils fréquents dans mon cabinet ? Est-ce que je fais des interceptions, de l’orthopédie ?

-Collage direct ou indirect ? Nous reviendrons plus tard sur ce choix, dans le chapitre 6.

-Quel type de contention ? Proposer des contentions à vie chez les patients adultes implique une gestion sur le long terme d’éventuels recollages…ce qui n’est pas forcement gérable dans l’organisation actuelle du cabinet.

-orthodontie linguale ?

-invisalign ? Si oui, comment gérer le rythme des rendez-vous ?

 

 

II-                Quels sont les moyens à mettre en œuvre ?

 

 

1-      Emplacement et architecture du cabinet :

 

-Situation (accès métro, accès invalides, parking, rez-de-chaussée ou dans un immeuble ?)

-Quelle surface ? Ce détail est capital pour les praticiens qui font une création car ils doivent souvent changer de local 2 ou 3 ans plus tard. Peut-être serait-il intéressant de le prévoir dès le départ en sous louant une partie d’un plus grand local à une société de e-buisness qui a justement une espérance de vie de 2 à 3 ans ?

-Combien de salles cliniques ?

-Combien de fauteuils par salle clinique ?

-Un laboratoire est-il nécessaire ?

-Une salle de radio ? Si oui : argentique ou numérique ?

-Quelle décoration et faut-il faire appel à une décoratrice ? Qu’apporte-t-elle réellement ?

Pour info, les honoraires de la décoratrice payent un écran plasma visible des quatre fauteuils dans la salle clinique avec MTV ou Eurosport en continu. Les patients remarquent-ils plus le travail de la décoratrice ou l’écran plasma ?

 

                              

 

2-      Organisation des postes de travail :

 

-Quel fauteuil ? Simples barquettes ou fauteuil électriques ?

-Quelle distribution ?

-Quel matériau pour le plan travail ?

-Quel revêtement au sol ?

-Quelle lampe à polymériser ? Les lampes poly-flash sont-elles si rapides et l’avantage du sans fil pour les nouvelles LED est-il décisif ?

                                          

 

Il faut deux impulsions de 3 secondes pour polymériser avec une poly-flash. La lampe est encombrante, bruyante, utilisable sur un seul poste de travail (deux maxi si distribution arrière). Il existe en plus de cela un temps de latence d’environ 3 secondes entre les deux impulsions. Le LED va presque aussi vite mais beaucoup plus loin…et plus longtemps.

 

 

-Faut-il un scialytique ou un plafonnier ?

-Quelle assise pour le praticien ?

                                

 

-Il faut s’organiser au niveau des tiroirs et faire en sorte que chaque poste soit équipé de la même façon.

 

 

Voici deux tiroirs du centre de soin ouverts au hasard. Dans les deux cas, l’organisation est critiquable. Ils révèlent néanmoins une chose capitale : l’internat ne comportait aucun cours d’ergonomie. Ce topo est là pour essayer de rectifier le tir !!

 

-Une tablette trans-thoracique est-elle obligatoire ?

                          

 

-Un crachoir ? Pas très hygiénique et sûrement pas ergonomique !!

-Ou prendre les photos ? Qui les prend et pour quel usage ?

                        

 

Pour une utilisation CECSMO ou pour quelqu’un désireux de publier, il faudra forcement être deux pour prendre les photos. L’utilisation de miroirs est obligatoire et cette tâche ne pourra en aucun cas être déléguée aux assistantes.

 

 

3-      Gestion du personnel et organisation administrative :

 

-Combien de secrétaires ? Répartition des tâches…en fonction des 35 heures.

-Le réseau téléphonique est capital pour faciliter la tâche de la secrétaire.

-Les assistantes : leur nombre va dépendre de notre organisation.

            La grande question de l’orthodontiste moderne est de savoir ce qu’il peut raisonnablement déléguer à ses assistantes ?

  

Rayer les réponses qui vous semblent incorrectes :

                        -la stérilisation

                        -les explications après la pose des appareils

                        -les photos

                        -la prise des radios

                        -les empreintes d’étude

                        -la dépose des ligatures et des chaînettes

                        -la pose des ligatures et des chaînettes

                        -le collage des boîtiers

                        -la dépose des boîtiers

                        -l’ajustage des bagues

                        -les empreintes d’appareil

                        -le stockage des photos numériques

                        -les étapes labo pour le collage indirect

                        -les empreintes de gouttières

                        -le collage du 3x3

                        -le brossage des dents avant un collage

                        -le mordançage

                        -les explications pour le brossage et les élastiques

                        -l’essayage des gouttières

                        -les sauvegardes informatiques

 

-Prothésiste dentaire :

            Une bonne solution selon l’organisation du cabinet ?

            Est-ce rentable ou confortable ?       

-Collaborateur ?

-Femmes de ménage ?

-Qui fait la comptabilité ?

-Qui gère les stocks ?

Il est important de stocker intelligemment les consommables qui disparaissent très vite le mercredi après-midi (gants, serviettes…) pour ne pas avoir à traverser le cabinet à chaque changement de boite de gants.

-Qui est chargé de l’ergonomie ?

                      

 

Notre assistante est charmante mais est-ce vraiment de l’ergonomie ?

Remarquez qu’elle prépare tout le plateau technique mais qu’elle ne met pas les mains en bouche…

Question : A-t-elle vraiment besoin de mettre des gants ?

 

 

4-      L’informatique : C’est devenu aujourd’hui l’axe charnière de notre organisation :

 

-Quel logiciel ?

-Comment organiser la gestion des dossiers cliniques ?

-Combien de postes informatiques et de licences ?

-Photo numérique ? Il faut savoir s’équiper en fonction de ses besoins. Le passage à la photo numérique est un gain de temps décisif en ODF mais nécessite beaucoup de réflexions avant de franchir le pas.

           

Voici les quelques points à éclaircir :

 

                        Photos intra-buccales :

 

-Un appareil réflex est-il vraiment nécessaire ?

-Quelle taille de capteur ?

-Un flash annulaire est-il obligatoire pour les intra-buccales ?

-Si oui, la TTL est-elle nécessaire ?

-Que penser des réflecteurs ? Des diffuseurs (Nikon SL1) ?

-Dans quelles situations utiliser des bonnettes et peut-on s’en passer ?

-Auto focus ou mise au point manuelle…tout l’intérêt de la TTL…

-Les réglages en intra-buccale :

                        l’ouverture et la profondeur de champs

                        vitesse selon l’utilisation du flash

                        sensibilité des capteur et comparatifs avec les appareils argentiques

                        le problème de la balance des blancs

-La course aux photo-sites et les problèmes de bruits parasites

 

 

                        Photos portraits :

 

-Le rétro éclairage s’impose-t-il ?

-Intérêt du flash. Peut-on conserver les mêmes réglages qu’en intra-buccale pour simplifier la manipulation ?

-Peut-on utiliser des réflecteurs ?

 

                        Traitement de l’image :

 

-Taille de l’image en fonction de l’utilisation souhaitée. Il faut savoir que la limite de l’édition est de 300 dpi.

-Problèmes du stockage.

-Comment gérer la sauvegarde ?

-L’impression : utilisation cabinet

                                      utilisation CECSMO

 

                       

-La télétransmission...

-Qui gère les demandes de sécurité sociale ?

-Les courriers pour les correspondants ?

-Gestion des stocks par l’informatique ? C’est très compliqué à gérer car il faut harmoniser la clinique avec l’informatique ce qui est presque impossible pour les consommables.

-Un logiciel de céphalométrie est-il nécessaire ?

-Comment organiser le poste informatique au fauteuil ?

-Peut-on réellement se passer du dossier papier en clinique ?

-Comment organiser la gestion des dossiers si nous décidons de les conserver ?

-Qui gère la sauvegarde, comment la stocker ?

 

               

 

Exemple de rangement de dossiers papier.

Que contiennent-ils exactement ?

 

 

5-      La stérilisation :

 

-Quel matériel choisir (autoclave / chemiclave) et quel volume ?

-Combien de temps prend un cycle complet ?

-Quel endroit dans le cabinet ?

-Ou mettre le bac à ultrasons ?

-Comment organiser la traçabilité ?

-Faut-il mettre les instruments sous sachets. Si oui, lesquels ? Pour quelle raison ?

                         

 

Mention très bien pour Karine qui met sous sachet la totalité de son matériel du centre de soin. Stérilisation maximum mais effort maximum. D’autres, encore plus perfectionnistes, vont jusqu’à mettre les modèles en plâtre et leurs cires d’occlusion sous sachets !!

 

                                                                                                 

 

6-      Organisation de la clinique et quelques questions d’ordre pratique :

 

-Quels tarifs pour nos semestres ?

-Quelle tenue pour les praticiens et les assistantes ?

-La gestion des rendez-vous :

            Quel type de rendez-vous et à quel moment ?

            Les rendez-vous de pose de multibague doivent se faire le matin.

            Les comptes rendu et les premières consultations en fin de planning.

-Revoir ses patients à quel rythme ?

            Toutes les 5 ou 6 semaines pour les enfants

            Toutes les 4 semaines pour les adultes

-Penser à la gestion des urgences.

-Combien faut-il de pinces, de sondes, de miroirs pour tenir un mercredi complet au rythme de la stérilisation ?

-Les comptes rendu…sont-ils obligatoires ?

-Système de ligature…boîtiers auto-ligaturants, ligatures métal ou élastomériques ?

 

   

 

                              

 

 

Les ligatures élastomériques de couleur…un très mauvais exemple pour l’ergonomie du cabinet !! Mais peut-être ne faut-il pas sombrer dans l’excès d’organisation…

 

-Quelle pince pour ligaturer ?

                               

Il existe plusieurs solutions pour poser les ligatures élastomériques. J’ai testé pour vous avec 100 ligatures et la solution la meilleure est celle de droite. Elle demande toutefois un temps d’apprentissage. Le porte ligatures du milieux arrive en seconde position. Il présente l’inconvénient de ne pas assez sérer l’élastomère qui arrive à tourner dans certaines situations cliniques où nous devons passer légèrement en sous-gingival. La pince mathieu semble être la plus mauvaise solution.

 

-Une assistante qui vous passe les ligatures ?

 

-L’ennemi de l’ergonome : le Kobayashi. Existe-t-il une solution pour l’éviter ? Les pin’s verticaux.

 

-Les chaînettes…

 

Les distributeurs de chaînettes permettent-ils vraiment de gagner du temps ?

 

 

-Les poses… en direct ou en indirect ?

Ce choix est capital car l’organisation du cabinet va s’en retrouver grandement modifié. En effet, le collage en indirect nécessite un rendez-vous et une empreinte de plus. Un technicien doit préparer le collage, nous devons le vérifier et les gouttières doivent être confectionnées.

Cette procédure semble presque obligatoire chez les adultes car elle permet un contrôle parfait lors du collage. Elle est incontournable en orthodontie linguale.

Par contre, elle perd tout son intérêt lors des traitements précoces ou le bagage se fait au rythme de la dentition.

Elle perd également de l’intérêt si le praticien bague les 6 (et à fortiori les 7).

Il est aussi assez malin de faire ses gouttières en Memosil pour éviter de multiplier les produits de collage.

 

-Quelle colle et comment mettre le bonding ?

-Le mordençage doit se faire avec quel produit et pendant combien de temps ? (acide à 3 ou à 37% pendant 5 ou 30 secondes ?)

-Le promp L pop est-il si ergonomique ? Pas forcement car se pose alors le problème du recollage où il nous faut un autre produit. En effet, les doses sont prévues pour le collage d’une arcade complète uniquement.

-Le lingual…est-ce bien raisonnable ?

-Les déposes : toute une organisation.

            Quelles fraises pour gratter la colle ?

            Quel type de contention et pendant combien de temps ?

-Les courriers…classiques ou électroniques ?

-Les explications :

            Qui fait les explications et contrôle l’hygiène ?

            Faut-il donner un dossier à chaque patient ?

            Et un site internet ?

-Comment gérer les archives des dossiers et les moulages ?

-A quel moment faut-il rendre le dossier au patient ?

-Est-ce important de raccompagner chaque patient ?

C’est en tous cas la seule chose que voient les parents !!

 

 

III-             Conclusion :

 

En orthodontie, tout peut-être très organisé. Il ne faut donc pas hésiter à passer notre organisation à la loupe afin de gagner un temps précieux que nous pourrons mettre à profit pour encore améliorer la qualité de nos traitements